La gestione delle informazioni è un aspetto critico nel successo delle imprese. La necessità di gestire con efficacia i documenti si estende a tutte le aree delle organizzazioni d’impresa.
La collaboration è alla base del lavoro di squadra – con la creazione di un ambiente virtuale nel quale gli operativi condividono le loro conoscenze sui progetti. Tutte le informazioni, idee e dati, definiti come risultato di un processo di collaborazione debbono essere archiviati in modo sicuro e resi disponibili attraverso tipici servizi di document management. Il document management costituisce un potente strumento che aiuta a creare, controllare, immagazzinare, revisionare e distribuire informazioni digitali, per produrre efficienza crescente verso i valori di business.

Investire in una soluzione di document management permette di:
- Sviluppare ottime soluzioni di corporate governance e di ridurre i rischi di non conformità;
- Migliorare la produttività degli operativi grazie ad un sistema di recupero delle informazioni semplice e veloce;
- Migliorare il ritorno dell’investimento (ROI) grazie ad una accellerazione della produttività ed un basso total cost of ownership (TCO);
- Consentire altri investimenti tecnologici grazie alle necessità scalabili del document management;

Di seguito sono riassunte alcune delle caratteristiche messe a disposizione dalla soluzione di document management:
- organizzare e condividere i documenti digitali;
- applicare ai documenti appropriati metadati;
- classificare i documenti sulla base di presupposti gerarchici;
- valorizzare l’importanza dei documenti;
- rendere automatica la richiesta di modifica revisione ed approvazione;
- lavorare direttamente attraverso strumenti di authoring;
- inviare i documenti via Email direttamente dall’archivio;
- utilizzare i permessi per accedere ai documenti;
- tracciare tutti gli eventi che vedono coinvolti i documenti;
- ricercare i documenti con criteri semplici o avanzati;
- controllare e gestire le diverse versioni di un documento;
- utilizzare dei report sull’utilizzo dei documenti;
- gestire la combinazione dei documenti;